如何编制档案检索工具

如何编制档案检索工具

第一节 档案检索工作的地位　　一、检索工作在整个档案工作中的地位　　1、检索是提供利用的先期工作　　档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。　　2、检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段　　3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节　　二、编制档案检索工具的基本要求是　　1、全，指信息存储丰富。　　2、准，指检索准确。　　3、快，指迅速。　　4、便，指检索要方便 。　　三、应当注意的问题：　　要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。　　1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。　　2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。　　三、排检方法　　（一）分类法：以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。　　优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。　　（二）按作者排检法：　　现又称责任者　　把同一个作者形成的文件线索集中在一起。　　此法一般在机关档案室用得较多。　　（三）按文号排检法：　　即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。　　（四）按字序排检法　　编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。　　1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。　　2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。　　3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。　　4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。　　（五）按地序排检法　　按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档　　案、农业档案等。　　（六）主题法　　按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。　　目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。